Handleiding Document Management System > Documenten doorsturen via mail

Er zijn verschillende manieren waarop je documenten kan doorsturen naar jouw dossier. Het is altijd aangewezen om voor betrouwbare kanalen te kiezen zoals Peppol, het Klantenportaal of een API-connectie.
Omdat niet elke leverancier hun facturen via deze kanalen kan bezorgen, staan we toe dat documenten ook via mail aangeleverd worden.

Door het toenemend aantal spam-en phishingmails is mail onbetrouwbaar waardoor wij niet kunnen garanderen dat alle documenten toekomen in de DMS.
Gelieve hier rekening mee te houden wanneer je documenten via mail zou doorsturen.

De bijlagen van elke mail die je doorstuurt naar jouw dossier plaatsen wij in de Document Import Viewer (DIV).
Je kan het uniek e-mailadres terugvinden onder het menu "Beheer, Dossiers" als veld Mailbox.
Een voorbeeld van zo een e-mailadres is: uid-008352-24@import.octopus.be, waarbij '008352-24' het uniek identificatienummer is voor het bijhorende dossier.

Voor een betere toepasbaarheid zijn er variaties beschikbaar op deze unieke mailbox:

•Wil je gebruik maken van automatische documentherkenning dan gebruikt je hiervoor een specifiek e-mailadres: de prefix 'uid' is hierbij vervangen door 'ocr'.
In bovenstaand voorbeeld wordt dit dus ocr-008352-24@import.octopus.be.

•Wil je aankoopfacturen doorsturen naar het Klantenportaal waar de gebruiker dit document eerst kan valideren dan voeg je '-A' na het uniek identificatienummer.
In bovenstaand voorbeeld wordt dit dus ocr-008352-24-A@import.octopus.be.
De link naar dit e-mailadres kan je ook terugvinden onder het menu "Beheer, Dossiers, tabblad Automatisch boeken aankoop documenten".

•Wil je verkoopfacturen doorsturen naar het Klantenportaal waar de gebruiker dit document eerst kan valideren dan voeg je '-V' na het uniek identificatienummer.
In bovenstaand voorbeeld wordt dit dus ocr-008352-24-V@import.octopus.be.
De link naar dit e-mailadres kan je ook terugvinden onder het menu "Beheer, Dossiers, tabblad Automatisch boeken verkoop documenten".

Mogelijke oorzaken waarom documenten niet in de Document Import Viewer (DIV) terecht komen.

Omwille van onderstaande redenen zullen doorgestuurde documenten niet toekomen (en dus ook niet zichtbaar zijn) in de Document Import Viewer (DIV).

Bijlagen zijn te groot
De maximale grootte van een bijlage voor automatische herkenning is 2 MB. We plaatsen deze bestanden rechtstreeks in de DIV.
De totale groote van een mail is beperkt tot 20 MB.
In dit geval ontvangen wij de mail niet en zal de verzender een NDR (Non Deliverable Report) ontvangen.

Oplossing: stuur geen facturen in bulk door via scanning. 1 factuur = 1 PDF.

Automatische FW (Forward) via regel in mailprogramma
Omdat onze provider (Microsoft) het niet toestaat dat we mails forwarden die al een keer zijn geforward ontvangen deze verzenders volgende NDR:

Uw bericht wordt geblokkeerd door een aangepaste e-mailstroomregel die is gemaakt door een beheerder in dekimo.onmicrosoft.com.
Transport rules loop count exceeded.

Oplossing: Wijzig het e-mailadres waarnaar je stuurt naar importbox@octopus.be en plaats het originele e-mailadres in onderwerp van die mail.

Voorbeeld initiële e-mail:

oAan: ocr-008352-24@import.octopus.be

oOnderwerp: FW: factuur 123

Voorbeeld workaround:

oAan: importbox@octopus.be

oOnderwerp: ocr-008352-24@import.octopus.be

Berichten doorgestuurd als BCC (Blind Carbon Copy)
Het origineel BCC e-mailadres bevat de nodige informatie om de mail aan het juiste dossier toe te kennen.

Wanneer bijlagen via BCC doorgestuurd worden zal de verzender geen NDR ontvangen omdat het e-mailadres van de verzender ons onbekend is.

Oplossing: stuur facturen niet door in BCC.

Gebruik van distributiegroepen

Wanneer je een specifieke distributiegroep hebt opgezet voor het automatisch doorsturen van jouw document bestaat de kans dat het e-mailadres van jouw Octopus-mailbox niet opgenomen is de e-mailheader.

Voorbeeld: je maakt een distributiegroep 'invoices company' met alias 'invoices@company.be' waarna je instelt dat dit doorgestuurd wordt naar ocr-008352-24@import.octopus.be. In dit geval zal de mail dat Octopus ontvangt niet ocr-008352-24@import.octopus.be als bestemmeling hebben, maar echter nog steeds invoices@company.be. Hierdoor kan Octopus deze mail niet toewijzen aan het correcte dossier.

Oplossing: Gebruik geen distributiegroep, maar maak een 'transport rule' zodat de mail doorgestuurd wordt naar importbox@octopus.be met ocr-008352-24@import.octopus.be in het onderwerp.
Voor vragen over 'transport rules' neem je contact op met jouw eigen IT-dienstverlener.