Handleiding Document Management System > Documenten doorsturen via mail

Er zijn verschillende manieren waarop je documenten kan doorsturen naar jouw dossier. Het is altijd aangewezen om voor betrouwbare kanalen te kiezen zoals Peppol, het Klantenportaal of een API-connectie.
Omdat niet elke leverancier hun facturen via deze kanalen kan bezorgen, staan we toe dat documenten ook via mail aangeleverd worden.

Door het toenemend aantal spam-en phishingmails is mail onbetrouwbaar waardoor wij niet kunnen garanderen dat alle documenten toekomen in de DMS.
Gelieve hier rekening mee te houden wanneer je documenten via mail zou doorsturen.

De bijlagen van elke mail die je doorstuurt naar jouw dossier plaatsen wij in de Document Import Viewer (DIV).
In onderstaand voorbeeld vervang je 999999-99 door het nummer van het dossier dat je terugvindt onder 'Beheer > dossiers'.

Dat nummer is dossier gebonden dus elk dossier heeft zijn uniek nummer.

oAls ALLE facturen in UBL/XML-formaat zijn en in dit formaat vertrekken vanuit het softwarepakket dan gebruik je

▪uid-999999-99-A@import.octopus.be (aankoop)

▪uid-999999-99-V@import.octopus.be (verkoop)

Kan je maar 1 e-mailadres koppelen dan gebruik je het zonder de mapping van A en V

•uid-999999-99@import.octopus.be

oAls de facturen in het softwarepakket in pdf-formaat zijn dan gebruik je

▪ocr-999999-99-A@import.octopus.be (aankoop)

▪ocr-999999-99-V@import.octopus.be (verkoop)

Kan je maar 1 e-mailadres koppelen dan gebruik je het zonder de mapping van A en V

•ocr-999999-99@import.octopus.be

Dan worden de facturen omgeleid naar onze servers, gebeurt eerst OCR (omvorming van pdf-formaat naar XML) en dan pas worden ze in het dossier klaargezet om te boeken.

Er is ook de mogelijkheid om onze webservice (API) te gebruiken om een integratie te maken en de facturen rechtstreeks door te duwen naar het dagboek in Octopus.

Octopus zet deze integratie niet op maar we stellen wel onze handleiding ter beschikking aan eventuele partners.

Mogelijke oorzaken waarom documenten niet in de Document Import Viewer (DIV) terecht komen.

Omwille van onderstaande redenen zullen doorgestuurde documenten niet toekomen (en dus ook niet zichtbaar zijn) in de Document Import Viewer (DIV).

Bijlagen zijn te groot
De maximale grootte van een bijlage voor automatische herkenning is 2 MB. We plaatsen deze bestanden rechtstreeks in de DIV.
De totale groote van een mail is beperkt tot 20 MB.
In dit geval ontvangen wij de mail niet en zal de verzender een NDR (Non Deliverable Report) ontvangen.

Oplossing: stuur geen facturen in bulk door via scanning. 1 factuur = 1 pdf.

Automatische FW (Forward) via regel in mailprogramma
Omdat onze provider (Microsoft) het niet toestaat dat we mails forwarden die al een keer zijn geforward ontvangen deze verzenders volgende NDR:

Uw bericht wordt geblokkeerd door een aangepaste e-mailstroomregel die is gemaakt door een beheerder in dekimo.onmicrosoft.com.
Transport rules loop count exceeded.

Oplossing: Wijzig het e-mailadres waarnaar je stuurt naar importbox@octopus.be en plaats het originele e-mailadres in onderwerp van die mail.

Voorbeeld initiële e-mail:

oAan: ocr-008352-24@import.octopus.be

oOnderwerp: FW: factuur 123

Voorbeeld workaround:

oAan: importbox@octopus.be

oOnderwerp: ocr-008352-24@import.octopus.be

Berichten doorgestuurd als BCC (Blind Carbon Copy)
Het origineel BCC e-mailadres bevat de nodige informatie om de mail aan het juiste dossier toe te kennen.

Wanneer bijlagen via BCC doorgestuurd worden zal de verzender geen NDR ontvangen omdat het e-mailadres van de verzender ons onbekend is.

Oplossing: stuur facturen niet door in BCC.

Gebruik van distributiegroep of e-mailalias

Wanneer je een specifieke distributiegroep hebt opgezet voor het automatisch doorsturen van jouw document bestaat de kans dat het e-mailadres van jouw Octopus e-mailadres niet opgenomen is de e-mailheader.

Voorbeeld: je maakt een distributiegroep 'invoices company' met alias 'invoices@company.be' waarna je instelt dat dit doorgestuurd wordt naar ocr-008352-24@import.octopus.be. In dit geval zal de mail dat Octopus ontvangt niet ocr-008352-24@import.octopus.be als bestemmeling hebben, maar echter nog steeds invoices@company.be. Hierdoor kan Octopus deze mail niet toewijzen aan het correcte dossier.

Oplossing: Gebruik geen distributiegroep, maar maak volwaardig nieuwe e-mailadres aan waarop je een regel opmaakt dat berichten doorgestuurd worden naar, ofwel ocr-008352-24@import.octopus.be, ofwel importbox@octopus.be met ocr-008352-24@import.octopus.be in het onderwerp.

Voor vragen over dergelijke aanpassingen neem je contact op met jouw eigen IT-dienstverlener.