Nadat een betaallijst aangemaakt is kunnen hieruit betalingen overgenomen worden in een zogenaamde 'enveloppe'.
Via menu ‘Bank, Beheer Enveloppes’ bundel je de gewenste betalingen in een enveloppe en exporteer je deze enveloppe naar jouw online banktoepassing.
1. Vraag de eerder aangemaakte betaallijst op
2. Selecteer de bank (dagboek) waarvoor deze enveloppe aangemaakt dient te worden
3. Klik op de pijl om een betaling uit de betaallijst op te nemen in de enveloppe
4. Klik op de pijl om eventueel een betaling uit de enveloppe terug te zetten in de betaallijst
5. Totaal bedrag van alle betalingen in de enveloppe
6. Bewaar de enveloppe
Nadat de betalingen in de enveloppe opgenomen zijn en die bewaard is moet dit nog omgezet worden naar een gestructureerd bestand (xml bestand) geschikt voor verwerking door jouw online banktoepassing.
1. Selecteer indien nodig de te exporteren enveloppe
2. Overzicht van de betalingen in de geselecteerde enveloppe
3. Kies voor 'Bewerken' indien je nog wijzigingen wil aanbrengen aan de inhoud van de enveloppe
4. Klik op 'Export betalingsbestand' om het bestand aan te maken
5. Maak uw keuze voor het formaat. De meeste banken verwachten Sepa v03 (informeer bij jouw bank bij twijfel)
6. Kies een locatie voor het bestand
7. Het bestand is aangemaakt en klaar voor verwerking in uw online banktoepassing
Opmerking voor optie 'Betaling in Batch'
Indien gekozen voor 'Betaling in Batch' zal een globaal debet voor de som van de bedragen van alle transacties in een betaling worden gevraagd.
In het andere geval zal voor iedere transactie in het bericht een individueel debet worden gevraagd.
Indien ook het betalingsverkeer verwerkt wordt door het inlezen van de CODA bestanden is het aangewezen te kiezen voor 'Betaling in batch'.
Bij het verwerken van de CODA kan een batch betaling (normaal) direct gekoppeld worden aan een betalingsenveloppen aan de hand van het aantal verrichtingen en bedragen van de detail verrichtingen.
Hiermee weet Octopus direct dat hij alle lijnen van de enveloppe mag overnemen en hiermee mag afpunten. Indien het geen batch is, dan moet Octopus elke lijn apart gaan matchen en blijft de enveloppe staan in de bankmodule.
Wanneer een enveloppe blijft staan in het overzicht, dan zal de bankmodule nog steeds rekening houden met die verrichtingen voor de berekening van het openstaande bedrag van de documenten. Dit kan soms eigenaardige bedragen geven, bijvoorbeeld in het geval een document gedeeltelijk betaald wordt.
Het is dus belangrijk dat de lijst van enveloppen ‘opgekuist’ wordt.
Via batch betalingen gebeurt dit automatisch, zonder batch niet en dient dit manueel te gebeuren.
Indien de batch betaling niet gekoppeld wordt aan een enveloppe betekent dit meestal dat de aangeleverde CODA niet de informatie bevat van de ‘sub bewegingen (de effectieve betalingen)’ en heeft Octopus enkel info over de totaal beweging ( totaal bedrag van de enveloppe).
U dient hiervoor contact op te nemen met de bank om ook de informatie van de detail bewegingen op te nemen in de CODA.