L'exemple ci-dessous illustre un extrait de compte où il faudra comptabiliser une différence de paiement.
Extrait 2 - Encodage comportant une différence de paiement
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Pour le premier mouvement nous sélectionnons le type 'Fournisseur' et nous entrons le montant de 450.
Nous ne devons pas entrer le décimales puisqu'Octopus recherche tous les montants 'approchants'.
Lors de la validation de la ligne, toutes les données - y compris le montant exact - seront reprises correctement (voir ici).
Pour la deuxième ligne de l'extrait, nous sélectionnons également 'Fournisseur' et nous entrons le montant de 770.
Octopus affiche les données de la facture du fournisseur 'La coquille' puisque le montant approche de près le montant entré.
Comme les montants ne correspondent pas il faudra procéder soigneusement avant de valider l'écriture (fournisseur) proposée.
1. Modifiez le montant proposé vers le montant mentionné sur l'extrait
2. Cliquez sur l'onglet 'Apurer' (en bas à droite) ou frappez F4
Dans l'écran d'apurement affiché, nous voyons deux fenêtres partielles:
▪en haut, les paiements au fournisseur (dont celui que nous venons d'entrer) et d'éventuelles notes de crédit
▪en bas, les factures ouvertes et les remboursements du fournisseur non encore apurés
Nous devons indiquer à quelle opération ouverte ce paiement se rapporte.
Nous pouvons éventuellement imputer directement la différence de paiement
1. Sélectionner la ligne à apurer/lettrer
2. Cliquez sur le bouton 'Apurer' ou entrez le montant à apurer
3. Cliquez sur le bouton 'Différence de paiement'
4. Sélectionnez le type de différence de paiement
5. Cliquez 'OK' pour confirmer
6. Afficher tous les lettrages partiels relatés
7. Affichez éventuellement les documents liés
8. Filtrez ou recherchez sur la base de la relation
9. Triez la liste en cliquant sur une tête de colonne
Nous retournons vers l'écran d'origine en cliquant sur l'onglet 'Enregistrements' ou par la touche F3.
L'écran d'encodage affiche visualise le résultat de notre manipulation.
Les différences de paiement sont imputées aux comptes repris dans la rubrique 'Comptes fixes' (voir 'Gestion, Comptes fixes')
Les données entrées peuvent encore être adaptées s'il y a lieu.
Après avoir entré le solde final de l'extrait à enregistrer, nous pouvons 'exécuter' l'encodage (sauvegarder).
